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Revoluciona el proceso de auditorías con Document Management

Document Management

Revoluciona el proceso de auditorías con Document Management

Ya la mayoría hemos rendido nuestras planillas … y ya sea que debamos o recibamos un reembolso, ¡lo único que no queremos es una auditoría! El sentimiento es igual en las empresas… esa pequeña palabra de 5 letras atemoriza a cualquier departamento de contabilidad. Sin embargo, las auditorías son una necesidad para que una empresa cree informes financieros confiables para fines internos o externos.

Las auditorías corporativas son las que más afectan al departamento de contabilidad y, por lo general, significa que su equipo terminará gastando demasiado tiempo buscando los documentos solicitados por los auditores. Y si falta un documento, costará mucho trabajo para volver a crearlo o solicitarlo a un proveedor. Mientras tanto, su equipo no puede completar sus tareas diarias normales y su factura de los auditores sigue aumentando.

Reduzca la preparación de auditoría de días o semanas a horas mediante la implementación de una solución de administración de documentos como Document Mangement, que puede ayudarlo a digitalizarse, deshacerse del papel y simplificar los procesos en toda la empresa.

Manejar todo digital significa que hay una pista de auditoría completa detrás de cada documento que se puede encontrar rápida y fácilmente, mostrando qué sucedió, cuándo y quién lo hizo, etc. Con Document Management puede localizar, descargar y entregar fácilmente los archivos solicitados a los auditores, o puede proporcionar a sus auditores acceso a su solución directamente.

En última instancia, una auditoría sin papel facilita la recopilación de documentos relacionados, la revisión de los auditores y la agilidad para ver los procesos de flujo de trabajo estructurado y las reglas que ha implementado para garantizar el cumplimiento.

Tenemos muchos clientes que han experimentado importantes ahorros de tiempo y dinero al usar Document Management para auditorías. Por ejemplo, un cliente que pasó por una auditoría de impuestos sobre las ventas, fue penalizado por la cantidad de $ 100,000 al no poder facilitar los documentos solicitados por los auditores. Esto además del costo de tener a los auditores en la oficina. Con Document Mangement han eliminado cualquier posibilidad futura de incurrir en sanciones de este tipo.

Otro cliente, recibía auditoría anual cada enero y causaba que los empleados se apresuraran a localizar y producir documentos solicitados por 3 auditores individuales. Además, los auditores estuvieron en sus oficinas durante 5 a 8 días, lo que generó interrupciones y desviaciones del cierre de mes normal de los libros, así como del cierre de fin de año. Con Document Management vieron caer su factura anual de auditoría en un 25% debido a la cantidad reducida de horas para realizar la auditoría.

Así que no dejes que las auditorías te estresen. ¡Comuníquese con HI Software Developer para discutir cómo Document Management puede ayudar a reducir significativamente el proceso de auditoría para obtener inmensos ahorros de tiempo y dinero!